Juridiske skabeloner og politikker

AI-forordningen stiller nye krav til, hvordan virksomheder forholder sig til deres brug af AI. Med denne politik tager I et vigtigt skridt i den rigtige retning med at efterleve kravene.

Skabelonen er udarbejdet som et forslag til, hvordan I kan beskrive jeres krav til anvendelse af AI i jeres virksomhed. En klar AI-politik bliver et centralt værktøj til at understøtte jeres compliance-arbejde og skabe tryghed for både ledelse og medarbejdere, så I kan udnytte AI effektivt og fuldt ud lovligt.

Har I styr på arbejdstid og registrering i jeres virksomhed? Eller famler I jer frem hver gang en medarbejder spørger? Med denne skabelon får I en færdig politik, der er klar til at blive implementeret i jeres virksomhed. Den hjælper jer godt på vej til at leve op til arbejdstidsdirektivet og kravene til registrering af arbejdstid, samtidig med at den er nem at tilpasse jeres virksomhed.

Politikken er udarbejdet med forskellige muligheder, der tager udgangspunkt i de typiske elementer i en arbejdstidspolitik. Det er derfor vigtigt, at du tilpasser politikken, så den passer præcis til jeres virksomhed og de vilkår, der gælder for jeres medarbejdere.

GDPR stiller krav om, at virksomheder skal have en fortegnelse over behandlingsaktiviteter – altså en oversigt over de persondata, virksomheden behandler. Fortegnelsen skal bidrage til at skabe et overblik, som er nødvendigt for at kunne overholde en række forpligtelser i databeskyttelsesforordningen, samt dokumentere hvilke oplysninger du rent faktisk må behandle, til hvilke formål og hvornår du skal slette dem.

Fortegnelsen er et lovpligtigt dokument – og i øvrigt et af de vigtigste redskaber for at kunne overholde GDPR.

Denne skabelon hjælper dig godt i gang med at opbygge din fortegnelse. Skabelonen er udarbejdet i et Excel-ark. Her fremgår emner, som skal udfyldes for at leve op til kravene, og derudover er der emner, som vi vil anbefale, at man udfylder.

Spar timer på juridisk research og undgå unødige fejl – få en skabelon, der giver jer klarhed fra dag ét.

GDPR stiller krav om, at virksomheder fører en hændelseslog over alle brud på persondatasikkerheden. Hændelsesloggen er et lovpligtigt dokument, og Datatilsynet kan bede om at se den, hvis de kommer på tilsynsbesøg. Loggen dokumenterer, at jeres håndtering af databrud lever op til kravene i GDPR, og den er dermed et centralt redskab, hvis I skal kunne sandsynliggøre jeres compliance over for Datatilsynet.

Med denne skabelon – udarbejdet i Excel – får I en færdig struktur med de emner, der skal udfyldes for at leve op til kravene. Skabelonen indeholder desuden et par eksempler på hændelser, som I kan bruge som inspiration, når I selv skal registrere jeres egne.

Når I behandler persondata om jeres medarbejdere – fx i forbindelse med ansættelse, løn eller personaleadministration – stiller databeskyttelsesforordningen krav om, at I informerer dem om behandlingen.

Med denne skabelon får I en oplysningsskrivelse, der dækker de obligatoriske oplysninger efter databeskyttelsesforordningen, herunder formål og retsgrundlag, opbevaringsperiode, eventuelle modtagere af data (fx lønbureau eller pensionsselskab) samt medarbejderens rettigheder. Skabelonen er let at tilpasse til jeres konkrete behandlinger. Husk at oplysningsskrivelsen skal udleveres til både jeres nuværende og kommende medarbejdere.

Har I styr på jeres barselsregler, eller opstår der tvivl, hver gang en medarbejder skal på barsel? Med denne skabelon har I mulighed for at give både medarbejdere og ledelse et værdifuldt overblik over regler og retningslinjer i forbindelse med barsel. Skabelonen indeholder bl.a. afsnit om løn og medarbejderens pligt til at informere virksomheden om væsentlige datoer.

Skabelonen er nem at tilrette jeres virksomhed og sikrer en ensartet og gennemsigtig praksis, der skaber tryghed i en vigtig periode i medarbejdernes liv. Spar tid på juridisk research, og giv jeres medarbejdere klar besked om deres rettigheder fra dag ét.

Har jeres medarbejdere brug for adgang til en bil for at udføre deres arbejde? Så rejser der sig hurtigt spørgsmål, som ingen har taget stilling til på forhånd: Må bilen bruges privat? Hvad sker der ved skader eller bøder? Og hvordan er virksomheden stillet økonomisk?

Med denne skabelon får I et klart sæt retningslinjer at informere medarbejderne ud fra – samtidig med at I sikrer jer ret til modregning og varetager virksomhedens økonomiske interesser. Skabelonen tilpasses let til jeres ordning, uanset om det er fri bil, fast firmabil eller lejlighedsvis benyttelse.

Kan I stole på, at den medarbejder, I giver nøglerne til firmabilen, ikke tidligere har begået vanvidskørsel? Med denne skabelon får I en tro- og loveerklæring, hvor medarbejderen på tro og love bekræfter aldrig at have begået vanvidskørsel.

Afgiver medarbejderen urigtige oplysninger, kan det få både erstatningsretlige og ansættelsesretlige konsekvenser for vedkommende – hvilket giver jer et stærkere grundlag, hvis det senere viser sig, at oplysningerne ikke holdt stik. Erklæringen er kort og ligetil at tage i brug og kan med fordel udleveres sammen med jeres politik for virksomhedens køretøjer.

Feriefridage lyder enkelt, indtil der opstår spørgsmål om, hvornår de kan afholdes, om de kan overføres, eller hvad der sker, hvis en medarbejder fratræder. Denne skabelon samler svarene ét sted, så I slipper for at genopfinde reglerne, hver gang spørgsmålet dukker op. I skal blot tilpasse afsnittene til jeres egen praksis, så har både medarbejdere og ledelse et sted at slå op, når tvivlen opstår.

Denne politik er til jer, der ønsker, at medarbejderne løbende optjener retten til feriefridagene.

Feriefridage lyder enkelt, indtil der opstår spørgsmål om, hvornår de kan afholdes, om de kan overføres, eller hvad der sker, hvis en medarbejder fratræder. Denne skabelon samler svarene ét sted, så I slipper for at genopfinde reglerne, hver gang spørgsmålet dukker op. I skal blot tilpasse afsnittene til jeres egen praksis, så har både medarbejdere og ledelse et sted at slå op, før tvivlen opstår.

Denne politik er til jer, der ønsker at tildele et bestemt antal feriefridage til jeres medarbejdere frem for løbende optjening.

Hvis din medarbejder ikke har fået afholdt al sin ferie i dette ferieår, har du mulighed for at lave en aftale om, at den 5. ferieuge overføres til næste ferieår. Der skal ligge en skriftlig aftale, og dette kan du få en skabelon til her.

Hjemmearbejde er kommet for at blive, men uden klare rammer ender det ofte i gråzoner: Hvem bestemmer omfanget? Hvad er kravene til hjemmearbejdspladsen? Hvad forventes af tilgængelighed? Denne skabelon giver jer en gennemarbejdet struktur til at svare på de spørgsmål, inden de bliver til konflikter. I tilpasser den hurtigt til virksomhedens behov – uanset om I vil have faste hjemmedage eller fuld fleksibilitet.

Du skal være opmærksom på, at politikken er udarbejdet med nogle forskellige muligheder og udgangspunkter i forhold til de mest typiske elementer i en politik for hjemmearbejde. Det er derfor vigtigt, at du tilpasser politikken, så den passer præcis til jeres virksomhed og de vilkår, der gælder for jeres medarbejdere.

Mangler I en personalehåndbog, eller trænger den gamle til en opdatering? Med denne skabelon får I en færdig ramme til jeres personalehåndbog, der samler interne regler, politikker og kultur ét sted – klar til at tilpasse med det samme.

Skabelonen hjælper jer med at give både nye og eksisterende medarbejdere et godt overblik og sikrer, at alle kender spillereglerne. Den er udarbejdet, så den nemt kan tilrettes, så den afspejler jeres virksomhed, branche og værdier. Spar tid på at opfinde strukturen fra bunden, og giv jeres medarbejdere et klart og samlet overblik fra dag ét.